Trucos WORD

En este paso a paso, del que pueden sacar provecho académicos y estudiantes, mostramos las opciones más potentes de Word 2007 para estructurar los documentos con listas multinivel, crear tablas de contenidos y gestionar y generar la bibliografía en tiempo récord

Creación de Listas Multinivel

Olvídate de crear la estructura de un documento extenso «a mano». Seguro que sabes a qué nos estamos refiriendo. Cualquier cambio en el texto te ha supuesto en ocasiones reorganizarlo todo; y eso es tiempo, mucho tiempo. El nuevo botón de Listas Multinivel de Word 2007 te permite definir el esquema de tus contenidos, facilitando la posterior creación de tablas de contenidos.

Paso 1

Creación del esquema

Empieza haciendo clic en el icono de Lista multinivel y selecciona un estilo. Aparecerán varias posibilidades. Una vez que elijas la que desees, Word 2007 tomará el control de sangrías de párrafo y atributos de formato. Ahora, ya puedes empezar a escribir tu esquema.

Presiona Enter para insertar un nuevo número y la tecla Tab para introducir un nivel más bajo (por ejemplo, 1.1). Por su parte, puedes usar la tecla de borrado para cambiar la numeración a uno superior. No hace falta que sea sobre un documento nuevo, sino que es posible valerse de estas listas cuando tengas un texto extenso. Sólo deberás coloca el cursor donde quieras, hacer clic en el botón de Lista multinivel y seleccionar una opión. Con las mismas teclas (Enter y Tab), elige el nivel adecuado y escribe el texto.

En este punto, si ves que no puedes generar la lista multinivel con las teclas descritas, debes ir a Opciones de Word en el botón de Office. Allí, ve hasta Revisión/Opciones de Autocorrección/Autoformato mientras escribe y activa la penúltima alternativa Establecer la primera sangría y la sangría izquierda con tabulaciones y retrocesos.

Paso 2

Personalización de Listas multinivel

Para ponerte con ello, ve al mismo icono del principio y elige Definir un nuevo estilo de lista. En la ventana que se abre, debes nombrarla, elegir entre las diversas opciones de formato y posición para cada nivel y, finalmente, decidir si deseas que el estilo de la lista esté disponible únicamente para el documento actual o bien para todos los que se basen en esta plantilla.

Cuando finalices, pulsa sobre Aceptar. El nuevo estilo será añadido a la galería para que lo puedas reutilizar posteriormente.

Creación rápida de Tablas de Contenidos

Con una buena estructura definida tras usar la lista multinivel, puedes empezar a trabajar en la redacción, por ejemplo, de tu nuevo artículo de investigación académica. Imagina que ya tienes varias docenas de páginas de tu trabajo.

No debes olvidar introducir la numeración de página desde la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Pie de página. No se te ocurra hacerlo a mano, porque es un elemento vital para la generación de tablas de contenido, ya que éstas muestran una relación entre estructura multinivel y página de situación.

Paso 1

Tablas instantáneas

La creación de tablas de contenidos o TOC, pies de página, citas y gestión de la bibliografía siempre ha sido un quebradero de cabeza para académicos y para estudiantes. Con Word 2007, todas esas funciones han sido agrupadas en la nueva pestaña Referencias.

Para utilizarla, posiciona el cursor donde te interese insertar la nueva tabla de contenidos. Nuestra recomendación es que insertes una página de carátula y una página para la tabla de contenidos desde el menú Insertar/Página en blanco.

Paso 2

Selección de estilos

Haz clic en el botón Tabla de Contenidos, que se encuentra dentro de la pestaña Referencias. Selecciona uno de los estilos que pone a nuestra disposición Word 2007. De forma automática, la nueva tabla de contenido aparecerá en la página que has creado, asociando de forma permanente la estructura del texto y la paginación.

Paso 3

Más niveles de información

Es probable, como es natural, que en tu texto estructurado tengas más niveles que los tres que por omisión ofrece Word 2007 para crear las tablas de contenido (1, 1.1 y 1.1.1). No te preocupes, es posible aumentarlos. Posiciona el cursor donde quieres crear un nuevo nivel.

Haz clic en el botón Tabla de contenidos y selecciona la opción en el desplegable Insertar tabla de contenido. Aparecerá una ventana con una serie de opciones. Ve a la parte inferior que dice General y, en la opción Mostrar niveles, especifica el número que deseas mostrar en la tabla de contenidos. Cuando Word 2007 te pregunte si desea reemplazar la Tabla de contenidos seleccionada, elige .

Verás que el nuevo nivel ya aparece en tu tabla. Ahora podrás editar, mover bloques de texto con notas al pie y renumerar páginas con plena confianza. Únicamente, deberás ir a la tabla de contenido, seleccionarla y decirle que la actualice.

Bibliografía bajo control

Para muchos usuarios, citar las fuentes en un trabajo de investigación se puede convertir en el trabajo más frustrante si ha decidido integrarlas a mano, sin hacer uso de las maravillosas opciones de control bibliográfico que ofrece Word 2007. La nueva característica llamada Citas y bibliografía, dentro de la pestaña Referencias, te permitirá desarrollar el proceso de documentar las fuentes de información de tu investigación de forma muy eficiente y centralizada.

Paso 1

Conoce los estilos de cita

Las convenciones para realizar las citas bibliográficas dependen del modelo internacional que utilice la Universidad o empresa que publique los artículos de investigación. De forma genérica, existen convenciones internacionales como APA (para psicología, educación y ciencias sociales), Chicago (modelo que usan infinidad de empresas editoras de libros, revistas, periódicos y publicaciones no académicas), MLA (para Literatura, Arte y Humanidades) y Turabian (diseñada para estudiantes de ciclo superior para cualquier disciplina).

Paso 2

Elección del estilo

Una vez que sabes cuál es la convención que usa la Universidad o empresa para la que publicas tu investigación, puedes seleccionarla haciendo clic en la flecha hacia abajo dentro del grupo Citas y Bibliografía, en la paleta Referencias. Elige tu estilo y no te preocupes si tienes que cambiarlo luego, porque Word 2007 hará los ajustes necesarios para adecuarlo a una nueva convención.

Paso 3

Inserción de citas

Cuando añadas una cita usando Word 2007, la aplicación guarda toda la información en su base de datos de fuentes bibliográficas, por lo que ya no tendrás que insertar la información a mano para crear el listado de bibliografía o en el momento de crear nuevos documentos.

Lo único que hay que hacer es colocar el cursor en la posición donde quieres emplazar la cita y recurrir a la función Insertar cita/Añadir una nueva fuente. En la ventana de opciones, podrás ver los campos a rellenar basados en el modelo de cita que has elegido como convención para tu trabajo. Haz clic en Aceptar.

Paso 4

Citas sin la referencia

Académicamente, una cita sin fuente no tiene valor. Pero Word 2007 incluso te ayuda a solventar este pequeño handicap. Así, es posible incluir un marcador de posición de bibliografía vacío para rellenar posteriormente. Verás cómo la cita vacía aparece entre paréntesis en el lugar que has especificado. Elige el lugar a insertar, haz clic en Insertar cita y opta por Agregar nuevo marcador de posición. Sólo resta que anotes un nombre y des a Aceptar.

Paso 5

Genera la bibliografía

Para este paso, lo primero es colocar el cursor donde quieras insertarla. Seguidamente, haz clic en el botón Bibliografía y selecciona uno de los estilos predefinidos. Cuando hagas cualquier cambio en el panel Administrar fuentes, dentro también del apartado de Citas y bibliografía, deberás seleccionar la bibliografía (se marcará como un bloque en color gris) y pulsar el botón derecho del ratón eligiendo Actualizar campos.

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